První kroky před založením spisu:

• Veřejný opatrovník zajistí vyznačení doložky právní moci na rozhodnutí soudu o jmenování obce veřejným opatrovníkem a omezení svéprávnosti a založí osobní spis opatrovance.
• Pro každého opatrovance musí být založen samostatný spis.
• Spisem se rozumí soubor dokumentů týkající se téže věci.
• Každý spis musí být opatřen spisovou značkou a veden ve spisové službě každého úřadu tak, aby mohl být archivován a skartován dle platné právní úpravy.
• Spis může být veden v listinné i elektronické podobě. Může být použita kombinace listinné a elektronické podoby (tzv. „hybridní spisy“). U obou případů je třeba pamatovat na bezpečné uložení.
• Spis v listinné podobě uchovávat v uzamykatelné skříni, spis v elektronické podobě chránit heslem.
• V obci s větším počtem opatrovanců, kde výkon opatrovnictví zastává více pracovníků, je vhodné mít vypracovanou přehledovou tabulku, ve které bude uvedeno, který pracovník se věnuje kterému opatrovanci (pro případ potřeby zastupitelnosti).
• Neexistuje jednotná právní úprava, jak by měl opatrovnický spis vypadat.  

1.   Spisový obal (desky, šanon) – opatřený spisovou značkou a názvem spisu (např. jméno a příjmení opatrovance).

2.   Sběrný arch spisu (spisový přehled) – seznam dokumentů v daném spisu. Jednotlivé písemnosti by měly být označeny číslem tak, aby tvořily chronologickou  číselnou řadu (viz vzory).

3.    Osobní list opatrovance – přehled základních informací o opatrovanci: jméno a příjmení opatrovance, adresa trvalého a skutečného pobytu, datum narození, rodinný stav, zdravotní pojišťovna, kontakt na opatrovance, ošetřující lékaři  apod. (viz vzory).

4.    Pravomocný rozsudek o omezení svéprávnosti – příp. další nová rozhodnutí o omezení svéprávnosti.

5.    Pravomocné rozhodnutí soudu o jmenování obce veřejným opatrovníkem.

6.    Listina o jmenování opatrovníka.

7.    Pověření - konkrétního zaměstnance k výkonu funkce veřejného opatrovníka v případě, že starosta obce deleguje výkon opatrovnictví na úředníka - zaměstnance. Pověření může být adresné, tj. pro konkrétního zaměstnance ke konkrétnímu opatrovanci (viz vzory). Případně lze do pověření uvést zaměstnance, který v případě nepřítomnosti zastupuje – není to však bezpodmínečně nutné, v případě nepřítomnosti úředníka, může vždy jednat ze zákona starosta/místostarosta. Pokud dojde ke změně starosty, není třeba vystavovat nové pověření. Opatrovníkem bylo soudem jmenováno město/obec, nikoliv osoba starosty. Přípustnou variantou je i tzv. pověření generální.

Jak řadit dokumenty do spisu?

• Je možné řadit dokumenty chronologicky.
• Je však rovněž možné vést jednotlivé oblasti samostatně a dělit je do základních oblastí pro přehlednost.

Příklady jednotlivých oblastí:

SOUD – veškerá komunikace se soudem. 

BYDLENÍ – nájemní smlouvy, smlouvy o službách (energie, voda, teplo atd.).

SOCIÁLNÍ  SLUŽBY – smlouvy o poskytnutí sociálních služeb, individuální plány a další dokumenty související s poskytovatelem sociální služby.

MAJETEK – záznam o správě majetku movitého i nemovitého, výpisy z katastru nemovitostí, smlouvy o pořízení majetku atd.  

FINANCE – zde bude aktualizovaný přehled pravidelných příjmů a výdajů opatrovance, včetně dokladů o příjmech a výdajích. Z dokladů musí být zřejmý účel platby (např. ústřižky poštovních poukázek, účtenky, paragony, faktury, doklady o vydání hotových peněz přímo opatrovanci). Mohou sem být zakládány výpisy z účtu, doklady o založení účtu, výměry důchodu, pojistky, rozpis inkasa, složenky o úhradách apod.  Pokud nemá opatrovanec zřízen účet a např. výplata důchodu je zasílána formou poštovní poukázky, neukládá veřejný opatrovník peníze do spisu, ale do trezoru,  přičemž vnitřními předpisy úřadu by mělo být dáno, kdo má k trezoru přístup.

SOCIÁLNÍ DÁVKY – zde je možné zakládat podané žádosti o sociální dávky, rozhodnutí o dávkách a veškeré dokumenty vztahující s předmětným řízením o získání dávky.

DOKLADY -  osobní doklady opatrovance (může se jednat např. o rodný list, občanský průkaz, průkaz zdravotní pojišťovny, cestovní pas apod., pokud opatrovanec nemůže mít z nějakého důvodu u sebe. Ve spise by měl být záznam o tom, jaký doklad, z jakého důvodu a od kdy má opatrovník ve spise uchován, případě záznam o tom, kde jsou doklady uloženy (např. u poskytovatele sociální služby). Podle § 15a odst. 2 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech je zakázáno pořizovat kopie občanských průkazů bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl OP vydán, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak (např. banky si mohou ze zákona pořizovat kopie OP).   

VZDĚLÁVÁNÍ – vysvědčení, doklady spojené se vzděláváním, rozhodnutí o přijetí ke studiu, výuční listy, osvědčení apod.

VÝDĚLEČNÁ ČINNOST – pracovní smlouvy, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce apod. Je možno zakládat i další dokumenty související se zaměstnáním, např. vyjádření lékaře o pracovní schopnosti.

ZDRAVÍ – mohou zde být založeny registrační listy lékařů, u kterých je opatrovanec registrován, lékařské zprávy, výpisy nebo kopie lékařských zpráv, podepsané informované souhlasy s léčebným režimem a postupem.

ZÁZNAMY O VÝKONU VEŘEJNÉHO OPATROVNICTVÍ – Je velmi důležité, aby byly činnosti veřejného opatrovníka průběžně zaznamenávány. Je možné psát jednotlivé záznamy přímo do spisu a průběžně zakládat. Další variantou je jeden dokument vedený v elektronické podobě (WORD), který bude zaevidován ve spisové službě úřadu, opatřen číslem jednacím a za určité období se vytiskne a založí do spisu (např. po půlroce, po roce). Následně bude založen další dokument s novým číslem jednacím, který se opět po určitém časovém období vytiskne. Do záznamů o výkonu veřejného opatrovnictví si VO zaznamenává všechny podstatné skutečnosti související s výkonem VO -  např. pravidelné návštěvy opatrovance, včetně popisu, co bylo s opatrovancem projednáváno, na čem se domluvili, jak reaguje, komunikuje, jednání s dalšími institucemi, odborníky a dalšími osobami, se kterými je spolupracováno ve prospěch opatrovance. Vždy bude uveden datum, ideálně i čas, přítomné osoby a následuje záznam.   

OSTATNÍ – lze sem řadit dokumenty nezařaditelné do výše uvedených oblastí, případně si VO vytvoří další oblast, která je řešena, například POJIŠTĚNÍ, SPOŘENÍ, RODIČOVSKÁ ODPOVĚDNOST (je-li opatrovanec omezen v této oblasti).  

OPATROVNICKÝ PLÁN – je vhodné mít zaznamenány cíle a jednotlivé kroky k jejich naplnění, kterých chtějí opatrovanec a VO v určitém časovém úseku dosáhnout. Je  na každém opatrovníkovi, jakým způsobem si cíle, přání, tužby a kroky k jejich naplnění zaznamená, zda formou záznamů, nebo opatrovnického plánu.

Záleží na každém konkrétním pracovníkovi, který způsob vedení spisové dokumentace mu vyhovuje. Důležitá je přehlednost, aby se v případě nepřítomnosti pověřeného úředníka,  zastupující pracovník snadno zorientoval.